قبل از ورود به فروش سازمانی، ظرفیت سفارش خود را چطور محاسبه کنیم؟
افزایش سفارش همیشه خبر خوبی به نظر می‌رسد.
اما اگر کسبوکار شما امروز روزانه ۳۰ سفارش را بدون مشکل مدیریت می‌کند، ورود ناگهانی ۱۰۰ سفارش جدید ممکن است به‌جای رشد، باعث تأخیر، نارضایتی و فشار عملیاتی شود.
برای همین یکی از سؤال‌های مهم قبل از ورود به بازار کارکنان سازمان‌ها این است:
واقعاً چند سفارش بیشتر می‌توانیم بپذیریم؟
ظرفیت فروش فقط موجودی کالا نیست
وقتی درباره ظرفیت صحبت می‌کنیم، فقط تعداد محصول موجود در انبار مهم نیست.
ظرفیت واقعی میتواند به چند بخش وابسته باشد:
- موجودی یا ظرفیت ارائه خدمت؛
- نیروی انسانی؛
- زمان آماده‌سازی؛
- ظرفیت تحویل؛
- ساعات کاری؛
- پشتیبانی؛
- لغو و مرجوعی؛
- توان مالی برای تأمین سفارش‌های بیشتر.
ضعیف‌ترین حلقه میتواند سقف واقعی فروش شما را تعیین کند.
یک فرمول ساده برای شروع
برای شروع، متوسط سفارش قابل پردازش در یک روز عادی را محاسبه کنید.
سپس سفارش‌های فعلی را از آن کم کنید.
مثلاً:
ظرفیت عملیاتی روزانه: ۱۲۰ سفارش
میانگین سفارش فعلی: ۸۰ سفارش
ظرفیت آزاد اولیه:
۴۰ سفارش در روز
اما بهتر است تمام این ۴۰ سفارش را به یک کانال جدید اختصاص ندهید.
بخشی از ظرفیت باید برای نوسان تقاضا و مشکلات پیش‌بینی‌نشده باقی بماند.
ظرفیت اسمی با ظرفیت امن فرق دارد
فرض کنید یک رستوران در بهترین شرایط میتواند ۳۰۰ سفارش آماده کند.
این عدد لزوماً ظرفیت امن روزانه نیست.
اگر با ۳۰۰ سفارش:
- زمان تحویل زیاد شود؛
- خطا بالا برود؛
- کیفیت غذا افت کند؛
- تیم پشتیبانی پاسخ‌گو نباشد؛
در عمل ظرفیت قابل اتکا پایین‌تر است.
برای فروش سازمانی بهتر است بر اساس ظرفیت پایدار تصمیم بگیرید، نه رکورد بهترین روز.
ساعات اوج را جداگانه بررسی کنید
بعضی کسب‌وکارها در تمام روز محدودیت یکسان ندارند.
مثلاً رستوران ممکن است ساعت ۱۲ تا ۱۴ تقریباً پرظرفیت باشد اما عصر ظرفیت آزاد داشته باشد.
کلینیک ممکن است بعضی روزها وقت خالی بیشتری داشته باشد.
کارواش ممکن است آخر هفته شلوغ‌تر باشد.
پس سؤال درست فقط این نیست:
«روزانه چند مشتری می‌توانیم بگیریم؟»
بلکه:
در چه روز و ساعتی چند مشتری اضافه می‌توانیم بپذیریم؟
ظرفیت برای کسبوکار خدماتی چگونه محاسبه می‌شود؟
فرض کنید یک مرکز خدماتی:
۵ نیروی فعال دارد.
هر نفر روزانه حداکثر ۶ خدمت استاندارد ارائه می‌کند.
ظرفیت اسمی:
۳۰ خدمت در روز.
اگر میانگین فعلی ۲۰ خدمت باشد، در ظاهر ۱۰ ظرفیت آزاد وجود دارد.
اما زمان استراحت، تأخیر مشتری، خدمات طولانی‌تر و رزروهای اضطراری نیز باید لحاظ شوند.
بنابراین ممکن است ظرفیت امن فروش جدید مثلاً ۶ یا ۷ سفارش باشد، نه ۱۰.
موجودی کالا را فراموش نکنید
برای فروشگاه‌ها افزایش سفارش میتواند مستقیماً روی موجودی اثر بگذارد.
قبل از ارائه محصول به یک کانال جدید بررسی کنید:
- موجودی فعلی چقدر است؟
- تأمین مجدد چند روز طول می‌کشد؟
- حداقل موجودی امن چیست؟
- کدام SKUها محدودند؟
- در صورت افزایش تقاضا، تأمینکننده بالادستی پاسخ‌گو است؟
بهتر است محصولی را با ظرفیت محدود به تعداد زیادی کاربر نمایش ندهید و بعد نتوانید سفارش را انجام دهید.
محدوده جغرافیایی بخشی از ظرفیت است
ممکن است بتوانید روزانه ۱۰۰ سفارش در تهران تحویل دهید، اما فقط ۱۰ سفارش در شهر دیگری.
پس ظرفیت باید به تفکیک منطقه نیز بررسی شود.
برای همکاری سازمانی، محدوده واقعی خدمت‌رسانی را شفاف اعلام کنید.
این موضوع به‌خصوص برای:
- غذا؛
- خدمات خودرو؛
- خدمات حضوری؛
- ارسال کالا؛
- درمان و زیبایی
اهمیت زیادی دارد.
پشتیبانی را هم در محاسبه بیاورید
افزایش فروش یعنی افزایش سؤال و درخواست.
حتی اگر فقط درصد کمی از سفارش‌ها نیاز به پیگیری داشته باشند، با افزایش حجم سفارش تعداد درخواست‌های پشتیبانی نیز بالا می‌رود.
مثلاً اگر فقط ۵ درصد سفارش‌ها نیازمند پیگیری باشند:
در ۲۰ سفارش = حدود ۱ مورد
در ۲۰۰ سفارش = حدود ۱۰ مورد
پس تیم پشتیبانی هم باید برای رشد آماده باشد.
لغو و مرجوعی چه اثری دارد؟
ظرفیت فقط ثبت سفارش نیست.
باید بتوانید اتفاقات بعد از سفارش را هم مدیریت کنید:
- لغو؛
- تغییر زمان؛
- مرجوعی؛
- اصلاح سفارش؛
- شکایت؛
- بازپرداخت یا اصلاح مالی.
اگر فرآیند این موارد دستی و نامشخص باشد، افزایش حجم میتواند هزینه عملیاتی زیادی ایجاد کند.
با ظرفیت محدود هم میتوان وارد بازار سازمانی شد؟
بله.
لازم نیست از روز اول تمام محصولات، تمام مناطق و تمام زمان‌ها را فعال کنید.
می‌توانید شروع را محدود کنید:
- چند محصول مشخص؛
- یک شهر؛
- ظرفیت روزانه مشخص؛
- روزهای خاص؛
- تعداد سفارش محدود.
سپس بعد از مشاهده رفتار واقعی، ظرفیت را افزایش دهید.
Pilot بهتر از شروع بدون سقف است
فرض کنید ظرفیت آزاد شما حدود ۵۰ سفارش در روز است.
به‌جای فعال‌کردن ظرفیت کامل، می‌توانید ابتدا سقف پایین‌تری در نظر بگیرید.
بعد بررسی کنید:
- زمان آماده‌سازی؛
- نرخ لغو؛
- رضایت مشتری؛
- فشار روی تیم؛
- حاشیه سود؛
- نرخ خرید مجدد.
اگر نتایج مناسب بود، مرحله بعدی را بزرگ‌تر کنید.
فروش بیشتر ولی سود کمتر؟
این یکی از خطرهای رشد بدون محاسبه است.
اگر برای پاسخ‌گویی به سفارش‌های بیشتر مجبور شوید:
- اضافه‌کاری سنگین بدهید؛
- ارسال گران‌تر بگیرید؛
- مواد اولیه را اضطراری تهیه کنید؛
- خطا و مرجوعی بیشتری داشته باشید؛
ممکن است درآمد بالا برود اما سود واقعی کمتر از انتظار باشد.
بنابراین ظرفیت را همراه با حاشیه سود بررسی کنید.
چه اطلاعاتی قبل از همکاری آماده کنیم؟
برای شروع حرفه‌ای بهتر است این اطلاعات را بدانید:
- ظرفیت روزانه؛
- ظرفیت ساعات اوج؛
- مناطق تحت پوشش؛
- محصولات یا خدمات قابل ارائه؛
- زمان آماده‌سازی؛
- روزهای تعطیل؛
- محدودیت موجودی؛
- شرایط لغو؛
- مسیر پشتیبانی؛
- مسئول پیگیری سفارش‌ها.
استفینو چه نقشی دارد؟
هدف Staffino این است که تأمین‌کنندگان بتوانند به بازار کارکنان سازمان‌ها دسترسی پیدا کنند، بدون اینکه برای ورود به این بازار همه مسیر را از صفر بسازند.
اما ورود موفق به این بازار نیازمند آمادگی عملیاتی تأمینکننده است.
کسب‌وکاری که ظرفیت خودش را می‌شناسد میتواند همکاری را کنترل‌شده‌تر شروع کند و هم‌زمان با رشد تقاضا، ظرفیت را افزایش دهد.
آشنایی با همکاری تأمین‌کنندگان با استفینو
چک‌لیست آمادگی ظرفیت
قبل از فعال‌شدن بررسی کنید:
- ظرفیت امن روزانه را می‌دانیم.
- ساعات اوج مشخص‌اند.
- موجودی امن تعریف شده است.
- محدوده خدمت‌رسانی مشخص است.
- زمان تحویل واقعی مشخص است.
- فرآیند لغو و مرجوعی داریم.
- مسئول پشتیبانی تعیین شده است.
- حاشیه سود سفارش سازمانی محاسبه شده است.
- برای شروع سقف منطقی داریم.
- امکان افزایش ظرفیت در آینده وجود دارد.
جمع‌بندی
فروش سازمانی زمانی جذاب است که کسبوکار بتواند سفارش جدید را با کیفیت مناسب پاسخ دهد.
قبل از ورود، فقط نپرسید:
چقدر می‌توانیم بفروشیم؟
بپرسید:
چقدر می‌توانیم با کیفیت، سود مناسب و تجربه خوب تحویل بدهیم؟
همین عدد، ظرفیت واقعی شما برای شروع است.
نظرات و پرسش‌ها
در حال بارگذاری نظرات...